Při tvorbě zadávací dokumentace je velkou výhodou, když se Váš projektový tým dokáže oprostit od popisu stávajícího fungování!
Klíčový uživatel má sklony k popisu postupu, který už dělá desítky let stejným způsobem. Tento postup je ale velmi často kontraproduktivní. Během přípravy zadání se zaměřte na funkční požadavky a jejich účel! Nebojte se nového pohledu na svět.
Do zadání určitě nepatří návrh řešení
Návrh řešení Vašich požadavků chtějte po svém implementačním partnerovi. Ten Vám bude naslouchat a využije svých předchozích zkušeností k tomu, aby Vám informační systém navrhl na míru.
Udělejte si na dodavatele čas
Pokud poptáváte více dodavatelů a někteří z nich požadují osobní schůzku s projektovým týmem, buďte tomu otevření. Během takové schůzky máte příležitost osobně potkat většinou přímé členy implementačního týmu ze strany dodavatele. Vzájemně si představíte způsob spolupráce a především, dodavatel získá mnoho cenných informací, které nevyplynou ze zadávací dokumentace.
Na základě takové schůzky může také dojít k úpravě zadávací dokumentace a také návrh řešení daného dodavatele bude propracovanější. Z toho jasně plyne, že i úspěšnější!
Nechte si vypracovat detailní analýzu potřeb
Pokud vám to rozpočet dovolí, zaměřte se i na vypracování detailní analýzy potřeb. Dle zadávací dokumentace a krátké schůzky by Vám měl být dodavatel schopen zaslat rámcovou nabídku. V případě, že potřebujete znát přesnou cenu a chcete si být jistí, že jste v zadávací dokumentaci na nic nezapomněli, investujte část rozpočtu do detailní analýzy. Většina dodavatelů Vám to jistě ráda nabídne.
Výše zmíněná investice rozhodně povede ke zdárnému dokončení projektu. Při výstupu takové analýzy požadujte po svém dodavateli podrobný popis nabízených funkcionalit, konkretizaci rámcové cenové nabídky, pojmenování rizik implementačního projektu a také soupis možných dalších rozvojových aktivit po úspěšné implementaci nového systému. Dočetli jste až sem? Pak jste na velmi dobré cestě a změna podnikového ERP systému je doslova na dosah ruky. Více informací najdete také na webu www.coalios.cz.